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9 Tipps für digitale B2B-Events

Im folgenden Artikel erfährst du nützliche Tipps rund um digitale und hybride B2B Events, damit deine nächste Veranstaltung zum sicheren Erfolg wird.
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5.4.2022
9 Tipps für digitale B2B-Events

Du möchtest ein digitales B2B-Event veranstalten und suchst noch passende Inspiration? Oder du bist dir unsicher, welche Schritte der Planung du unbedingt befolgen solltest? Dann bist du hier richtig: Im folgenden Artikel erfährst du nützliche Tipps rund um digitale und hybride B2B Events, damit deine nächste Veranstaltung zum sicheren Erfolg wird.

Digitale und hybride B2B Events: So geht‘s

Digitale Events bieten enorme Vorteile. Zum einen ermöglichen sie die räumlich uneingeschränkte Teilnahme – lange Anreisen und Reisekosten sind Geschichte. Zum anderen lassen sich die meisten digitalen Events problemlos aufzeichnen, sodass Interessierte auch lange Zeit nach dem Event auf das vorhandene Infomaterial zugreifen können. Trotzdem sollte man nicht einfach eine Veranstaltung filmen, sie teilen und das ganze als digitales Event betiteln. Denn digitale und hybride Events sind komplexer und anspruchsvoller, als man auf den ersten Blick erwarten würde.

Welche Formate der digitalen und hybriden Events gibt es?

Vermutlich jeder hat seit 2020 eine Art von digitalem Event mitgemacht. Am bekanntesten ist hier der Video Call mit den Mitarbeitern, oder die Online-Vorlesung im Studium. Auch Webinare sind den meisten ein Begriff, da sie vielen die Möglichkeit bieten, praktische Infos kreativ aufbereitet und örtlich unabhängig zu bekommen. Online-Konferenzen oder Live-Talks werden ebenfalls immer beliebter, da sie praktischerweise auch automatisch die verschiedensten Hygienevorschriften einhalten. Neben der digitalen Komponente haben diese B2B-Events alle eines gemeinsam: Sie beinhalten eine Form der Interaktion. Wie diese ausfällt oder auch ausfallen muss, hängt von vielen verschiedenen Faktoren ab. Damit dein Event erfolgreich und in sich schlüssig bleibt, haben wir dir die folgende Checkliste erstellt.

1. Lege dein Ziel fest

Der wohl wichtigste Punkt auf der Liste ist die eigene Zielsetzung, schließlich hängt hiervon deine komplette weitere Planung ab. Möchtest du mit dem B2B-Event neue Kunden akquirieren, deine bestehende Kundschaft stärker an dich binden, oder möchtest du z.B. deine Mitarbeiter wertschätzen und Informationen an sie verbreiten? Je nach Ziel wirst du andere KPIs haben, anhand derer dein Event gemessen wird. So kannst du beispielsweise mit Hilfe von Vergleichsumfragen die allgemeine Kunden- oder Mitarbeiterzufriedenheit vor und nach dem Event erfahren, die auf dem Event verkauften Einheiten kontrollieren oder bestimmtes Verhalten der Teilnehmenden im Anschluss beobachten.

2. Die richtige Ankündigung

Überlege dir im Vorfeld, wie du deine Veranstaltung ankündigen möchtest, und vor allem auch, wann. Mitarbeiter-Events sind dabei höchstwahrscheinlich flexibler zu planen, da du dir die zusage geschäftsintern um einiges leichter beschaffen kannst. B2B-Events mit externen Gästen wiederum sollten möglichst früh geplant und auch angekündigt werden, da hier besonders viele verschiedene Zeitpläne aufeinandertreffen. Als Anhaltspunkt: Etwa die Hälfte der Eventmanager planen ihre Events 6-12 Monate im Voraus. Natürlich funktionieren auch kürzere Vorbereitungszeiten, allerdings eher für kleinere Events die weniger Planung beinhalten.

Neben der rechtzeitigen Ankündigung sollte deine Einladung dem gewünschten Teilnehmer sofort klar machen, was er von der Veranstaltung hat. Versetz’ dich dazu in die Lage des Eingeladenen: Wieso solltest du an diesem Event teilnehmen? Diese Frage muss im ersten Ansprechen bereits zufriedenstellend beantwortet sein. Gleichzeitig darfst du natürlich nicht übertreiben oder gar falsche Erwartungen schüren – das würde dir langfristig sehr viel mehr schaden, als ein gelungenes Event dir nützen kann.

3. Halte deine Teilnehmer mit Erinnerungen bei Laune


Insbesondere dann, wenn dein digitales Event einige Zeit im Voraus angekündigt werden muss, solltest du regelmäßige und gerechtfertigte Erinnerungen einplanen. Diese sollten natürlich einen gewissen Mehrwert bieten, und beispielsweise weitere Hintergrundinfos zu Speakern, Details zum Ablauf, Hinweise auf Überraschungen etc. beinhalten. Deine Teilnehmenden sollen schließlich vorfreudig auf das bevorstehende Event blicken können.

4. So bleibt dein digitales B2B-Event spannend

Gerade bei digitalen Events gilt: Abwechslung, Abwechslung und noch mal Abwechslung! Nichts raubt deiner Veranstaltung so schnell die Spannung, wie monotone Frontalbeschallung. Besser sorgst du dafür, dass Infos in unterschiedlichen Formen angeboten werden, welche dein Publikum mit einbeziehen. So kannst du in regelmäßigen Abständen zum Beispiel Q&A-Sessions anbieten, um Fragen interaktiv zu klären oder Themen zu vertiefen. Oder du nutzt Live-Wortwolken, um das allgemeine Stimmungsbild zu erfassen und in deine Präsentation mit einzubeziehen. Auch Umfragen mit Multiple-Choice Antworten können so z.B. zu spannenden Quizzes werden, mit denen du spielerisch das Wissen der Teilnehmenden prüfen kannst. Oder du sammelst mittels einer Meinungsumfrage unkompliziert Ergebnisse zu aktuellen Themen ein. Vermutlich am verbreitetsten ist aber wohl die Bitte nach Feedback und einer Bewertung zum Event selbst, schließlich hilft sie dir insbesondere dann, wenn du in Zukunft noch weitere Events planen möchtest. Alle diese Möglichkeiten der Interaktion für digitale B2B-Events bietet dir reaction.link in der übersichtlichen Toolbox an, die du individuell anpassen kannst.

5. Die richtige Struktur ist die halbe Miete

Niemand kann dauerhaft ungeteilte Aufmerksamkeit schenken. Gib deinem Publikum daher regelmäßig die Zeit zur Pause, insbesondere dann, wenn eher trockene Infos behandelt werden. Schließlich leben digitale Events von der Abwechslung an Speakern, Formaten und den oben genannten Interaktionen. Teile daher die zu vermittelnden Infos in verdauliche Häppchen, bei denen dein Publikum leicht mitkommt und zwischendurch immer wieder neu mit einbezogen wird. So lockerst du das Event auf und hältst die Aufmerksamkeit sehr viel länger.

6. Werde sicher im Auftritt

Stellst du selbst vor? Dann stell dich darauf ein, deinen Vortrag o.Ä. so oft zu trainieren, bis du ihn fast schon im Schlaf kannst. Am Event selbst solltest du nämlich unbedingt souverän präsentieren können, damit du dein Publikum direkt im Bann hältst. Präsentierst du nicht, gilt das aber auch um deine Arbeit hinter den Kulissen. Du solltest die Abfolge und den Ablauf auswendig können, um Rückfragen deines Teams sofort klären zu können und immer Herr:in der Lage sein zu können. In den seltensten Fällen läuft am Zeitpunkt des Events alles so, wie du dir das vorgestellt hast – daher musst du deiner Sache sicher sein und auch auf eventuelle kurzfristige Änderungen mit kühlem Kopf reagieren können.

7. Prüfe die Technik

Jedes digitale Event steht und fällt mit der Technik. Funktionieren alle Kameras und Mikros, ist jeder genutzte Raum gut ausgeleuchtet, sind alle gut verständlich? Auch die Software sollten du und dein Team sicher beherrschen, damit keine Fragen in letzter Minute aufkommen. Achte auch unbedingt darauf, dass dein Publikum ganz genau weiß, wie es den Zugang zu deinem Event bekommt. Reicht es, auf einen Link zu klicken, oder benötigt man weitere Zugangsdaten? All das sollte deinen Teilnehmenden im Vorfeld klar sein. Im besten Fall testest du das außerdem mit einem Unbeteiligten, damit auch sicher alles funktioniert.

8. Die Nachbereitung für die Teilnehmenden

Abseits von möglichen Goodie Bags sollte jeder Teilnehmende eine übersichtliche Zusammenfassung der besprochenen Infos bekommen. Ob als PDF per E-Mail oder in Papierform bleibt dabei dir überlassen, und hängt mitunter vom Umfang und deinem Ziel ab. Für Kundenbindung ist es sicherlich sinnvoller, auch greifbare Goodies zu verschicken, während Infoveranstaltungen eher mit PDFs bedient sind. Bedenke in jedem Fall, dass du durch die Nachbereitung die Teilnehmenden wertschätzt und dich für deren Anwesenheit bedankst.

9. Die Nachbereitung für deinen Vorgesetzten

Als Eventmanager möchtest du natürlich deine eigene Zielsetzung erfüllen und vor allem auch deine Arbeit rechtfertigen können. Daher solltest du in jedem Fall einen umfassenden Bericht deiner Events aufbereiten. Wichtig sind z.B. Teilnehmerzahl, Budget, KPIs und Feedback der Teilnehmer sowie Interaktionsraten, die du deinen Vorgesetzten zeitnah präsentieren solltest. So kannst du verlässlich nachweisen, dass deine Arbeit erfolgreich war und deine Events auch in zukunft deine Firma in ihren Zielen voranbringen! reaction.link bereitet dir beispielsweise einen umfangreichen Bericht über Interagierende und Reaktionen, anhand dessen du nachweisen kannst, wie zufrieden deine Teilnehmenden mit dem jeweiligen Programm waren. Das liefert dir wertvolle Insights zu deinem Aufbau und hilft dir auch in Zukunft, deine Veranstaltungen effizient und zielführend zu organisieren.