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Machst du diese 12 Fehler beim Planen von Online-Events?

Online-Events und hybride Veranstaltungen bringen diverse Vorteile, aber auch einige Fehlerquellen. Wie du 12 von ihnen ganz einfach vermeidest, liest du hier
Tipps
5.4.2022
Machst du diese 12 Fehler beim Planen von Online-Events?

Eins ist klar: Online-Events und hybride Veranstaltungen sind gekommen, um zu bleiben. Doch so viele Vorteile die Formate auch haben, so viele Fehler kann man leider auch machen. Damit dein nächstes Event ein voller Erfolg wird, haben wir hier einige Punkte zusammengestellt, die du dringend vermeiden solltest. 

Keine Erinnerungen oder Teaser

Dein Publikum hat vermutlich viel um die Ohren und einen vollen Terminkalender. Daher gerät deine Veranstaltung leider allzu oft in den Hintergrund und wird vergessen. Oder deine Zuschauenden können sich nicht mehr genau daran erinnern, warum sie sich überhaupt zu dem Event eingetragen haben, und springen dadurch ab. 

Umso besser, wenn du neben einer frühen Ankündigung deines Events auch regelmäßige Erinnerungen dazu versendest.

In den Erinnerungen solltest du spannende Updates, Programmpunkte, Gewinnspiele oder Ähnliches direkt ankündigen, damit dein Publikum auf dein Event gespannt bleibt.

Ein kompliziertes Anmeldeverfahren

Die Teilnahme an deinem Event sollte so unkompliziert wie möglich sein. Oftmals müssen Schau-Willige dafür ein Programm installieren, einen Account erstellen, sich Registrieren und/oder per E-Mail oder SMS-Code verifizieren. Doch mit jeder Schwelle bis zum Zugang verlierst du nachweislich Zuschauende, deshalb: Keep it simple. Bei reaction.link z.B. muss dein Publikum lediglich einen QR-Code scannen oder auf einen Link klicken, fertig. 

Keine Authentifizierung

Wer schon mal im Internet war, kennt sie: Bots. Gerade, wenn dein Event öffentlich stattfindet, bist du womöglich nicht davor gefeit, dass auch Bots deiner Einladung folgen. Dadurch werden deine Umfragen unter Umständen verfälscht, oder du generierst binnen Sekunden sehr viele Leads, die dir bei genauerer Betrachtung nichts bringen. Trotzdem sollte die Verifizierung des Publikums keine große Hemmschwelle darstellen. Bei reaction.link arbeiten wir z.B. mit einem DSGVO-konformen Partner zusammen. Dieser verifiziert Zuschauende ohne die Angabe oder gar das Sammeln von persönlichen Daten. So bleibt die Absprungrate gering, und trotzdem sammelst du authentische und brauchbare Leads.

Das Intro wird nicht bedacht

Bei vielen Online-Veranstaltungen gibt es eine Verzögerung zwischen Start des Streams und tatsächlichem Beginn des Vortrags. Das ist oft gewünscht, um auf Zuschauende zu warten, die etwas verspätet dazukommen. Diese Zeit, oft nur ein paar Minuten, solltest du aber unbedingt zu füllen wissen. Das kannst du einerseits mit einem Infoscreen erledigen, auf dem das Publikum erkennt, dass das Event in Kürze startet. Oder du füllst die Minuten mit einem souveränen Speaker, der die Zuschauenden schon einmal begrüßt und über den Ablauf informiert. Bedenke, dass dies je nach Veranstaltung schon zwei, drei Minuten dauern kann. Werden die nicht genutzt und es herrscht peinliche Stille, kann es sehr schnell unangenehm werden.  

Internet ist langsam

Dieser Punkt sollte eigentlich ein No-Brainer sein, und ist vermutlich wenig überraschend. Trotzdem ist es in jedem Fall ratsam, dass du für alle Zwischenfälle gewappnet bist und dir eine starke, stabile Internetverbindung sicher stellst. Teste die Netzwerkgeschwindigkeit vorher, dafür gibt es z.B. von der Bundesnetzagentur einen kostenlosen Test zum selbst ausführen. Je weniger Fehlerquellen du bei deinem Online-Event hast, desto besser. Denn nichts lässt die Aufmerksamkeit deines Publikums so schnell verschwinden, wie ein unterbrochener Stream, ein ständig verpixeltes Bild oder eine unterbrochene Tonspur. 

Deine Interaktionsplattform spiegelt deine Brand nicht wieder

Wann immer du Tools und Programme von anderen Anbietern nimmst, solltest du nach Möglichkeit eines wählen, dass du in deinem Branding gestalten kannst. Dadurch fühlt sich dein Publikum zum Einen besser empfangen genommen. Zum anderen entstehen keine Zweifel, dass die Umfrage, Chatfunktion o.Ä. auch ganz sicher zu deiner Veranstaltung gehört. Im simpelsten Fall fügst du ein Logo zur Interaktionsmöglichkeit hinzu. Noch besser: Auch Hintergrund- und Schriftfarbe, Font und Layout sollten deine Brand widerspiegeln. reaction.link bietet dazu beispielsweise eine individuelle Gestaltung sowie nach Absprache persönliche Designs an. 

Die Hardware funktioniert nicht

Neben deiner Internetverbindung solltest du selbstverständlich auch dein ganzes technisches Equipment kontrollieren. Sind Mikrofone korrekt eingestellt? Steht die Beleuchtung richtig? Mach lieber eine gründliche Generalprobe zu viel als zu wenig. Dadurch verfällst du am Tag der Online-Veranstaltung nicht in Panik und kannst dich voll und ganz auf dein Programm fokussieren. 

Präsentierende sind nur ein Live-Publikum gewöhnt

Du oder die Speaker deines Events müssen sich darauf einstellen, keinen direkten Blickkontakt mit dem Publikum zu halten. Wer nicht daran gewöhnt ist, Webinare oder Ähnliches zu geben, kann sich damit anfangs schwer tun. Schließlich fehlen direkte nonverbale Rückmeldungen wie Lächeln und Nicken, aber auch hörbare Zustimmung wie Raunen, Applaus oder Lachen. Das kann für den Speaker im ersten Moment sehr befremdlich sein und ihn aus dem Konzept bringen. Die beste Lösung hier sind viele Proben, bei denen Speaker ebenfalls nur ein Online-Publikum haben (z.B. indem Kollegen sich die Probe von einem anderen Raum aus ansehen)

Nur eine Kameraeinstellung

Ein Online-Event sollte sich für Zuschauende zuhause möglichst so anfühlen, als wären sie mittendrin im Geschehen. Wer allerdings nur auf eine einzige, unbewegliche Kameraeinstellung blickt, wird dieses Gefühl nur schwerlich erlangen. Gib deinem Publikum daher verschiedene Eindrücke, um die Aufmerksamkeit zu halten. So kannst du z.B. verschiedene Bildschirme teilen, Produktdemonstrationen machen, oder die Kamera wie bei einem Vlog mit dir mitführen, wenn das zum Kontext des Events passt. Deiner Kreativität sind keine Grenzen gesetzt, solange du durch das Gezeigte deinem Publikum einen Mehrwert bietest. 

Keine Interaktionen mit den Zuschauenden

Nur weil dein Publikum nicht im gleichen Raum ist wie du, heißt das nicht, dass du nicht mit ihnen interagieren kannst. Im Gegenteil, ein Event ohne Interaktionen ist nichts anderes als ein aufgezeichnetes Video. Lass dein Publikum mitmachen. Biete Abstimmungen an, halte Umfragen, deren Ergebnisse du direkt mit einbeziehen kannst, organisiere einen Live Chat, Wortwolken oder Bild-Abstimmungen. Auch Quizzes lassen sich schnell einbringen und integrieren deine Zuschauenden gut. Mit reaction.link hast du eine flexibel gestaltbare Bandbreite an Funktionen, mit denen du dein Programm individuell passend gestalten kannst. 

Keine Verschnaufpausen

Auch das motivierteste Publikum braucht früher oder später eine Pause. Das gilt umso mehr für Zuschauende zuhause, denn das ständige Beobachten eines Bildschirms lässt die Konzentration nachlassen und die Augen ermüden. Planst du keine Pausen im Programm ein, musst du mit einer hohen Absprungrate und wenig Resonanz rechnen. Daher plane lieber hin und wieder 5 Minuten Pause zwischendurch, eine längere Mittagspause oder Ähnliches je nach Länge der Veranstaltung ein.

Fehlendes Follow-up 

Jedes Event verlangt eine gute Nachbereitung. Wer die ausfallen lässt, stellt sich nur unnötig selbst ein Bein. Nachbereitungen erlauben dir einerseits, intern das Event und Feedback zu analysieren. Andererseits bietet es dir einen leichten Weg, den Kontakt mit deinem Publikum zu halten. So bleibst du im Austausch mit möglichen Leads, intensivierst deine Bindung mit Bestandskunden und förderst das gute Image deiner Firma. 

Und jetzt zu dir – welche Fehler hast du bereits beim Erstellen von Online-Events gemacht?