Blog

So organisierst du interaktive hybride Events richtig

Welche Vor- und Nachteile hat ein hybrides Event, was macht deine Veranstaltung interaktiv und auf was solltest du bei der Organisation achten? Lies es hier.
Tipps
5.4.2022
So organisierst du interaktive hybride Events richtig

Hybride Events stehen, dank Corona, in der Veranstaltungsbranche auf einem Allzeithoch. Lies hier, welche Vor- und Nachteile ein hybrides Event hat, was Deine Veranstaltung interaktiv macht und auf was Du bei der Organisation achten solltest.

Die Veranstaltungsbranche hat sich seit Corona extrem verändert. Kontaktbeschränkungen und Hygieneregeln haben Großveranstaltungen, wie wir sie aus Vor-Corona-Zeiten kennen, vorübergehend unmöglich gemacht. Doch Event Manager:innen haben kreative Lösungen gefunden, um der Krise zu meistern.

Digitale und hybride Events pandemiebedingt nötig

Zwar waren Mischformen zwischen on- und offline Events schon vor Corona bekannt. Doch wurden die zuvor kaum umgesetzt – bis zu dem Moment, wo es pandemiebedingt nicht anders ging. Damit hat die Corona-Krise digitalen und hybriden Event-Formaten einen deutlich spürbaren Schub verpasst. Viele Events der vergangenen 1,5 Jahre wären ohne digitale Unterstützung gar nicht durchführbar gewesen.

Nun haben viele Event-Manager*innen die Erfahrung gemacht, dass digitale und hybride Events technisch umsetzbar und auch für Teilnehmende leicht erreichbar sind. Daher ist zu erwarten, dass hybride Events auch nach der Pandemie bleiben werden. Die Rückkehr zum Status Quo vor Corona mit reinen Veranstaltungen in Präsenz wird es aller Voraussicht nach also nicht geben.

Was ist eigentlich eine hybride Veranstaltung?

Ein hybrides Event besteht einerseits aus einem Publikum, das physisch an einem Veranstaltungsort anwesend ist und andererseits aus virtuellen Gästen, die über ihre Laptops oder Smartphones online zugeschaltet sind. Das Besondere an einem hybriden Event: Das Online-Publikum partizipiert interaktiv an der Veranstaltung, ebenso wie die anwesenden Teilnehmende. Praktisch umsetzbar ist das zum Beispiel mit Online-Umfragen und Break-Out-Sessions, in denen sich die Gäste unterhalten können oder gemeinsam eine Aufgabe lösen.

Wichtig dabei zu wissen: das Abfilmen und Streamen einer Präsenzveranstaltung macht noch kein hybrides Event. Erst die Interaktionsmöglichkeiten für Online- und Offline-Teilnehmende gleichermaßen machen eine Veranstaltung hybrid.

Diese Vorteile hat ein hybrides Event

Wie lange die Pandemie noch dauert, ist ungewiss. Aber es ist davon auszugehen, dass wir uns demnächst wieder frei entscheiden können, ob Veranstaltungen rein in Präsenz stattfinden sollen oder ob wir sie weiterhin hybrid gestalten. Es spricht einiges dafür, die hybriden Events beizubehalten. Denn die haben einige Vorteile:

Mehr Reichweite und Ticketverkäufe durch Online-Teilnehmende

Dieser Vorteil liegt auf der Hand: wenn die Veranstaltung nicht örtlich gebunden ist, erreichst Du mit Deinem Event auch all diejenigen, die aus verschiedensten Gründen nicht vor Ort dabei sein können oder wollen. Somit kann Deine Zielgruppe weltweit verteilt sein, womit Du insgesamt also auch mehr Tickets verkaufen kannst.

Hybride Events sind umweltschonend

Wie bei herkömmlichen Veranstaltungen in Präsenz nötig, müssen Teilnehmende zuvor mit dem Flugzeug oder Auto anreisen. Bei mehrtägigen Veranstaltungen oder weit entfernter Anreise müssen sie außerdem in einem Hotel übernachten. Das ergibt jede Menge CO2-Emissionen, die sich mit hybriden Events einsparen lassen. Denn die Anreise und Hotelübernachtung fällt für die Online-Teilnehmende weg.

Mehr Interaktionsmöglichkeiten für Teilnehmende und Statistiken für mehr Transparenz

Mit den entsprechenden Tools und Apps können Online-Teilnehmende genauso an Events partizipieren, wie physische Gäste es können. Mit zahlreichen Möglichkeiten wie zum Beispiel Umfragen und Stimmungsbarometern weißt Du immer, wie Deine Veranstaltung gerade angenommen wird. Darüber hinaus kannst Du anhand von Trackings und Statistiken Deine vergangenen Events auswerten, um daraus Schlüsse für zukünftige Veranstaltungen zu ziehen.

Die Nachteile von hybriden Events

Hybride Events bergen neben den zahlreichen Vorteilen auch ein paar Herausforderungen für Event Manager:innen. Zum Beispiel:

Mehrere Teilnehmergruppen zufriedenstellen

Bei einem hybriden Event musst Du sozusagen zwei Events organisieren: das in Präsenz und das Virtuelle. Damit musst Du auch die Bedürfnisse von zwei unterschiedlichen Teilnehmergruppen berücksichtigen. Beide zusammenzubringen und die Kommunikationsbarrieren zu durchbrechen, kann eine besondere Schwierigkeit für Event Manager*innen darstellen.

Höherer technischer Aufwand

Anders als bei klassischen Präsenzveranstaltungen wirst Du mit hoher Wahrscheinlichkeit neue technische Software-Lösungen einsetzen müssen, die nicht immer leicht zu bedienen sind. Darüber hinaus muss zu jedem Zeitpunkt die Internetverbindung stabil und verlässlich funktionieren. Sonst läufst Du Gefahr, dass Online-Teilnehmende aufgrund technischer Probleme abspringen.

Mit diesen 3 Tipps gelingt Dein hybrides Event

Du bist Dir noch unsicher, ob Du ein hybrides Event sicher auf die Beine stellen kannst? Mit diesen Basic-Tipps bist Du schon mal gut beraten:

Tipp 1: Sorge dafür, dass die Technik funktioniert

Dass die technischen Gerätschaften besonders bei einem hybriden Event reibungslos funktionieren sollten, liegt auf der Hand. Deshalb achte unbedingt darauf, dass Du jederzeit eine stabile Internetverbindung hast und alle Mikrofone sowie Kameras funktionieren. reaction.link-Tipp: Filme Dein Event mit mehreren Kameras aus verschiedenen Perspektiven. Das ist für Online-Teilnehmer*innen abwechslungsreicher!

Tipp 2: Gestalte das Event so individuell und interaktiv wie möglich

Wie schon zuvor erwähnt, solltest Du Deine Veranstaltung nah- und erfahrbar machen. Genauso wie bei einer reinen Präsenzveranstaltung steht auch im virtuellen Raum die Interaktion mit Menschen im. Vordergrund. Schlage also mithilfe von Event-Tools die Brücke zwischen on- und offline und schaffe Interaktionsmöglichkeiten wie Break-Out- Sessions, Chats und Diskussionen zwischen den Teilnehmer*innen, die im Gedächtnis bleiben!

Tipp 3: Testen, testen, testen

Gerade, wenn Du das erste Mal ein hybrides Event organisierst, solltest Du jegliche Hard- und Software gründlich mehrmals durchchecken. Darüber hinaus sind Generalproben mit allen Speakern — und insbesondere mit Online-Speakern — sehr wichtig! Nur so kannst Du Dir sicher sein, dass Dein hybrides Event auch wirklich gelingt. Du kannst zusätzlich einen technischen Leiter engagieren, der die Verkabelung und Internetverbindung vor Ort überprüft und im Notfall sofort eingreifen kann.

Mit Reaction.link sicherst Du Dir die Aufmerksamkeit aller Teilnehmer:innen

Du bist Dir noch unsicher, wie Du den interaktiven Teil Deines hybriden Events richtig gestalten kannst? Nutze dazu einfach die Software von
reaction.link. Über die leicht zu bedienende App können Deine Teilnehmenden — egal ob on- oder offline — liken oder applaudieren, an
Umfragen teilnehmen oder Fragen stellen. Das alles machen die Expert:innen von Reaction.link für Dich möglich! Die Software kann in Deiner gewünschten Corporate Identity gestaltet werden und ist zu hundert Prozent DSGVO-konform. Doch das beste: Du kannst während und nach Deinem Event Statistiken und Auswertungen einsehen, um Deine nächste Veranstaltung noch erfolgreicher zu machen!

Verfasst von Melanie Schröder